Taspen Bagikan Praktik Pengelolaan Arsip Korporasi

Pengelolaan arsip perusahaan menjadi bagian penting dalam menjaga akuntabilitas dan tata kelola korporasi. Hal ini terlihat dari kunjungan studi banding Bank Kalsel ke PT Taspen terkait sistem kearsipan perusahaan.

Pengelolaan arsip perusahaan menjadi fondasi penting dalam menjaga akuntabilitas dan keamanan data. (Foto: CNN Indonesia)

Dalam pertemuan tersebut, Taspen membagikan praktik terbaik dalam mengelola dokumen secara profesional. Pengelolaan arsip tidak hanya dipahami sebagai aktivitas menyimpan berkas, tetapi juga memastikan dokumen mudah diakses dan terlindungi.

Corporate Secretary Taspen, Henra, menjelaskan bahwa manajemen arsip merupakan fondasi penting untuk menjaga akuntabilitas korporasi. Arsip yang dikelola dengan baik membantu perusahaan bekerja lebih tertib dan transparan.

Delegasi Bank Kalsel mempelajari seluruh siklus hidup arsip yang diterapkan di lingkungan Taspen. Pembahasan mencakup penciptaan dokumen, penggunaan, penyimpanan, alih media, hingga penyusutan berkas.

Siklus hidup arsip menjadi hal penting karena setiap dokumen memiliki nilai guna yang berbeda. Ada arsip aktif yang masih sering digunakan, arsip inaktif yang perlu disimpan, dan arsip yang dapat dimusnahkan sesuai ketentuan.

Dalam kunjungan tersebut, Bank Kalsel juga mempelajari penggunaan tanda tangan elektronik dalam sistem tata naskah dinas. Teknologi ini dipadukan dengan proses alih media digital untuk mendukung efisiensi operasional.

Delegasi juga meninjau fasilitas Record Center yang menyimpan berbagai aset informasi perusahaan. Fasilitas seperti ini penting untuk memastikan arsip fisik tersimpan secara sistematis, aman, dan mudah dilacak.

Taspen juga melakukan pembaruan sistem kearsipan agar keamanan data tetap terjaga dan standar pengelolaan sejalan dengan ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia atau ANRI.

Pengelolaan arsip yang baik juga mencakup kegiatan pemusnahan arsip. Taspen mencatat telah memusnahkan ratusan ribu arsip dalam tiga tahun terakhir sesuai regulasi yang berlaku.

Bagi perusahaan, pengelolaan arsip profesional membantu mendukung audit, kepatuhan, pelayanan pelanggan, dan perlindungan data. Arsip yang tertata akan menjadi aset informasi, bukan sekadar tumpukan dokumen.

Sumber: Lihat artikel asli