Pengertian JRA
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan nilai guna dan kepentingannya. JRA menjadi pedoman penting dalam menentukan nasib akhir arsip: dimusnahkan, disimpan permanen, atau diserahkan ke lembaga kearsipan.
Komponen JRA
- Kode Klasifikasi: Kode unik untuk setiap jenis arsip
- Uraian: Deskripsi jenis arsip
- Jangka Waktu: Lama penyimpanan arsip
- Nasib Akhir: Tindakan setelah masa retensi habis
Manfaat JRA
Dengan memiliki JRA, instansi dapat:
- Mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan
- Mengurangi biaya pemeliharaan
- Memenuhi kewajiban hukum
- Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip
Cara Menyusun JRA
- Identifikasi semua jenis arsip yang ada
- Klasifikasi berdasarkan fungsi dan nilai guna
- Tentukan jangka waktu retensi
- Tentukan nasib akhir arsip
- Dokumentasikan dalam format standar
- Dapatkan persetujuan dari pimpinan
Implementasi JRA
Setelah JRA disusun, perlu dilakukan sosialisasi kepada seluruh unit kerja dan pelaksanaan secara konsisten. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan JRA berjalan efektif.
