Microsoft Lens Disetop, Scan Dokumen Tetap Dibutuhkan

Microsoft secara resmi menghentikan layanan aplikasi pemindai dokumen Microsoft Lens di Android dan iOS. Mulai 2026, aplikasi tersebut ditarik dari toko aplikasi dan kemampuan membuat pemindaian baru dihentikan.

Berhentinya Microsoft Lens menunjukkan pentingnya memilih sistem scan dan penyimpanan dokumen yang berkelanjutan. (Foto: Kompas)

Microsoft Lens selama bertahun-tahun dikenal sebagai aplikasi pemindai dokumen favorit pengguna. Aplikasi ini banyak digunakan untuk memindai kertas, papan tulis, kartu nama, tanda terima, dan berbagai dokumen lain menjadi file digital.

Meski aplikasinya dihentikan, kebutuhan scan dokumen tetap tinggi. Banyak aktivitas administrasi kini membutuhkan file digital, mulai dari lamaran kerja, pendaftaran, legalitas, keuangan, hingga arsip perusahaan.

Microsoft mengarahkan pengguna untuk memanfaatkan fitur pemindaian dokumen yang terintegrasi di OneDrive. Hal ini menunjukkan bahwa proses scan semakin terhubung dengan penyimpanan cloud.

Namun, dalam pengelolaan arsip profesional, pemindaian dokumen tidak cukup hanya mengandalkan aplikasi. Hasil scan harus memiliki kualitas yang baik, terbaca jelas, diberi nama file yang konsisten, dan disimpan dalam struktur folder yang rapi.

Dokumen hasil scan juga perlu diklasifikasikan. Misalnya berdasarkan jenis dokumen, tahun, divisi, nomor dokumen, atau status penggunaan.

Jika proses scan dilakukan tanpa standar, arsip digital dapat menjadi berantakan. File mungkin tersimpan ganda, sulit ditemukan, atau tidak diketahui dokumen aslinya berada di mana.

Untuk kebutuhan perusahaan, proses scan dokumen sebaiknya dilakukan dengan alur kerja yang jelas. Mulai dari sortir dokumen, pembersihan fisik, pemindaian, pengecekan kualitas, pemberian metadata, penyimpanan, hingga backup.

Selain itu, dokumen penting yang telah dipindai tetap perlu ditentukan status fisiknya. Ada arsip yang masih harus disimpan dalam bentuk asli, ada pula dokumen yang dapat diproses sesuai jadwal retensi.

Berhentinya satu aplikasi populer menjadi pengingat bahwa perusahaan tidak boleh bergantung pada satu alat saja. Yang lebih penting adalah memiliki sistem pengelolaan arsip digital yang konsisten, aman, dan berkelanjutan.

Sumber: Lihat artikel asli