Dokumen Perusahaan Perlu Dikelola Lebih Tertib

Dokumen perusahaan memiliki peran penting dalam memastikan legalitas, transparansi, dan kepatuhan korporasi. Temuan PPATK mengenai ratusan ribu perusahaan yang belum melaporkan beneficial owner menjadi pengingat pentingnya pengelolaan dokumen legal secara tertib.

Dokumen perusahaan perlu dikelola secara tertib untuk mendukung transparansi dan kepatuhan korporasi. (Foto: Tempo)

PPATK menyoroti 823 ribu korporasi yang belum melaporkan informasi beneficial owner atau pemilik manfaat sebenarnya. Informasi ini penting dalam rangka pencegahan tindak pidana pencucian uang dan pendanaan terorisme.

Aturan mengenai beneficial owner tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2018. Regulasi ini mewajibkan perusahaan untuk melaporkan informasi pemilik manfaat kepada Kementerian Hukum.

Informasi beneficial owner tidak hanya mencakup direksi, komisaris, pemegang saham, atau pengurus yang tercatat dalam dokumen perusahaan. Informasi tersebut juga mencakup pihak yang memiliki kendali atau menerima manfaat dari korporasi.

Dari sudut pandang pengarsipan, kepatuhan seperti ini sangat bergantung pada kelengkapan dan keteraturan dokumen perusahaan. Akta pendirian, perubahan pengurus, data pemegang saham, perizinan, laporan tahunan, dan dokumen pendukung harus tersimpan dengan baik.

Jika dokumen legal tidak tertata, perusahaan dapat kesulitan memperbarui data, menjawab permintaan regulator, atau membuktikan struktur kepemilikan yang sebenarnya.

Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum juga disebut terus memantau aktivitas korporasi. Salah satu kebijakan yang disiapkan adalah pemantauan terhadap perusahaan yang tidak aktif dalam jangka waktu tertentu.

Kewajiban laporan tahunan korporasi juga menjadi bagian dari pengawasan. Laporan tersebut dapat memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai aktivitas perusahaan.

Bagi perusahaan, pengelolaan arsip legal sebaiknya dilakukan secara sistematis. Dokumen perlu diklasifikasikan berdasarkan jenis, tahun, status aktif, masa berlaku, dan tingkat kerahasiaan.

Digitalisasi dokumen legal juga dapat membantu mempercepat pencarian arsip. Namun, dokumen fisik asli tetap harus disimpan dengan aman karena beberapa dokumen masih memiliki nilai hukum yang kuat.

Pengelolaan dokumen perusahaan yang tertib akan membantu perusahaan lebih siap menghadapi audit, perubahan regulasi, kebutuhan tender, kerja sama bisnis, dan pemeriksaan administrasi.

Sumber: Lihat artikel asli