Mengubah arsip fisik menjadi arsip digital dengan standar kearsipan nasional dan teknologi terkini
Digitalisasi dan alih media arsip merupakan proses mengubah arsip fisik menjadi arsip digital menggunakan teknologi pemindaian (scanning) sesuai standar kearsipan nasional dan perkembangan teknologi informasi. Melalui proses ini, arsip tidak hanya dipindahkan bentuknya, tetapi juga diolah agar memiliki nilai autentik, mudah diakses, serta aman sebagai bukti hukum.
Alih media tidak terbatas pada dokumen kertas saja, namun mencakup foto, peta, microfilm, maupun media arsip lain. Dengan mengubah arsip fisik menjadi digital, instansi dapat meminimalkan risiko kerusakan, kehilangan, dan degradasi arsip akibat usia, lingkungan, maupun human error.
Format digital yang dihasilkan disimpan dalam sistem penyimpanan yang aman dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi manajemen arsip, sehingga pemanfaatan arsip menjadi jauh lebih cepat, efisien, dan mudah.
Tahap awal dilakukan dengan memilah, membersihkan, dan menata arsip fisik sebelum dipindai. Dokumen diperiksa untuk memastikan tidak ada bagian yang rusak, tertempel, atau mengganggu proses scanning. Proses ini memastikan hasil digital yang diperoleh berkualitas tinggi.
Dokumen dipindai menggunakan scanner berstandar khusus kearsipan. Setiap arsip kemudian diberikan nama file sesuai metadata, kode klasifikasi, atau kebutuhan sistem. Penamaan file dilakukan secara sistematis agar mudah ditemukan dan dikelola.
Hasil digitalisasi disimpan ke media penyimpanan seperti HDD, SSD, server, atau cloud. Apabila diperlukan, data dapat dibuatkan salinan cadangan (backup) untuk mencegah risiko hilang, rusak, atau dicuri. Penyimpanan dilakukan dengan pengamanan berlapis untuk menjaga kerahasiaan dan keutuhan arsip.
Arsip digital dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui sistem elektronik
Arsip fisik lebih aman karena tidak perlu sering diakses secara langsung
Format digital menghemat ruang fisik yang diperlukan untuk penyimpanan arsip
Backup dan restore data digital lebih mudah dan cepat dilakukan
Dapat diintegrasikan dengan aplikasi manajemen arsip digital untuk efisiensi maksimal
Proses pencarian dan pengelolaan arsip menjadi lebih cepat dan efisien
Tim ahli kami siap membantu Anda dengan solusi digitalisasi dan alih media arsip yang profesional
Konsultasi Gratis Sekarang